يتعين على مالك أو مدير أي عمل حل مجموعة من المهام متعددة الأوجه. نصل إلى نقطة تطغى فيها قدراتنا على التأقلم. لحل بعض المشاكل ، من الضروري تحويل الانتباه عن قضايا أخرى. المهام التي لم تحل تنمو مثل كرة الثلج. المدير ينهار. نتيجة لذلك ، فإنه يضر بالعمل وقد يتسبب في حدوث إخفاقات. يساعد التفويض على تجنب مثل هذه المواقف ويزيد من كفاءة العمل.
دعونا نفكر في كيفية بناء عملية تفويض تحقق فوائد للأعمال.
ما هو التفويض؟
التفويض هو عملية نقل المهام من المشرف إلى المرؤوس. وهو ينحرف عن التخصيص المعتاد لمهام الموظفين. يتلقى الموظفون وظائف بناء على مناصبهم أثناء التوزيع. أيضا ، يمكن لأصحاب العمل تعيين مهام معينة للموظفين المستأجرين. الفرق الرئيسي هو أن التفويض يتعلق بوظائف وكفاءات المدير.
مثال على ذلك يمكن أن يكون التحضير لاجتماع مع شركاء أو مستثمرين محتملين. لجذبهم إلى المشروع ، من الضروري إعداد عرض تقديمي عالي الجودة. تطورها هو عموما مهمة المدير. ومع ذلك ، ليس من الضروري إنشائه بشكل مستقل. يكون أكثر فعالية إذا قام المدير العام بإنشاء مفهوم العرض التقديمي. بعد ذلك ، يعهد المرء إلى مساعد بجمع البيانات وتصميمها. هذا هو التفويض. إنه يحرر وقت الرئيس التنفيذي للتحضير لخطاب ومفاوضات جيدة.
الأهداف الرئيسية للوفد:
فعالية الوقت
يؤدي التفويض إلى توفير الوقت والموارد للإدارة لحل مهام العمل ذات الأولوية.
زيادة مستوى مؤهلات الموظفين
من خلال تلقي مهام جديدة أكثر مسؤولية ، يتعلم العمال أشياء جديدة.
تقييم الصفات المهنية لأفراد القوى العاملة
من خلال تفويض الموظف ، يمكن للمدير التحقق من مدى تعامل المرء مع المشكلات المعقدة. هذا يساعد في اتخاذ قرارات الموظفين.
تحسين الأجواء النفسية في الفريق
يفهم الموظفون بشكل أفضل دوافع الإدارة ومتطلباتها. يتحملون المزيد من المسؤولية عن واجباتهم. تحقيق هذه الأهداف يزيد من فعالية عمل المشرف والموظفين.
عندما يكون التفويض مناسبا
لا ينبغي تفويض جميع وظائف المدير إلى المرؤوسين. في بعض الحالات ، يمكن أن يضر العمل.
تستفيد بعض المهام من التفويض الجزئي أو الكامل. يشملوا:
- العمل الصغير يضيع الوقت ويصرف الانتباه عن العمل الأكثر أهمية. ويشمل ذلك حجز تذاكر رحلات العمل والفنادق ، والتسجيل في الأحداث ، والاستعانة بمصادر خارجية لإشراك الموظفين.
- العمل التحضيري ، على سبيل المثال ، تحليل المنافسين ، وجمع معلومات المشروع ، وإنشاء قاعدة بيانات للعملاء المحتملين.
- الوظائف التي يمكن تدريسها بسهولة لأعضاء الفريق لتخفيف المدير. على سبيل المثال ، إدخال الفواتير في قاعدة بيانات البرنامج المحاسبي ، وإعداد الطلبات للجهات الحكومية.
- مهام التخصص الضيق ، والتي لا يستطيع المشرف حلها. مثال على ذلك يمكن أن يكون إدارة موقع الشركة أو صفحات الشركات على الشبكات الاجتماعية.
- المهام لمرة واحدة التي يجب القيام بها ولكنها أقل أهمية من الوظائف الأخرى. على سبيل المثال ، تنظيم تدريب الموظفين ، وتفاعلات العملاء البسيطة ، وتمثيل الشركة خلال رحلة عمل المدير.
لا يمكنك تفويض الوظائف التي تؤثر بشكل مباشر على مشكلات العمل الرئيسية والتخطيط الاستراتيجي والمشاريع عالية المخاطر. في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، قد يكون من غير الحكمة تفويض أحداث التوظيف والفصل والتحفيز. من المستحيل أيضا تفويض مرؤوس ليحل محل مدير كبير في المفاوضات المخطط لها على مستوى المديرين أو أصحاب الأعمال. هذا يقلل من حالة الحدث ويمكن اعتباره عدم احترام للطرف الآخر.
مبادئ التفويض الفعال
دعونا نفكر في المبادئ الأساسية لتفويض السلطة ، والتي تفيد العمل.
الملكية الفردية والتسلسل الهرمي
يمكن للمشرف المباشر فقط تفويض المهام إلى المرؤوس. لا يمكن للرئيس التنفيذي نقل الوظائف إلى عامل عادي ، فقط إلى نائب واحد. يمكن نقل الواجبات من الإدارة العليا إلى المديرين المباشرين ، وهكذا دواليك.
الحد
يفوض المدير الوظائف فقط إلى المرؤوسين المباشرين.
الامتثال للوائح
لا يمكن تفويض المهمة إذا كانت تنتهك حقوق الموظف أو الوصف الوظيفي.
مسؤولية
تفترض قاعدة التفويض هذه أن المدير مسؤول عن تنفيذها. يحدث ذلك حتى إذا تم تعيين مهمة إلى مرؤوس.
دعم
يمكن للموظف اللجوء إلى المدير للحصول على المشورة أو الدعم بشأن أداء المهمة المفوضة.
يتيح لك الالتزام بمبادئ التفويض زيادة كفاءة الأعمال بنسبة 30-40٪.
كيف لا تقلق ولا تتدخل أثناء التفويض
يكافح العديد من المديرين التنفيذيين من أجل التفويض. إنهم قلقون بشأن المهام. إنهم قلقون من أن أعضاء الفريق لن يكونوا قادرين على التعامل مع العمل ، وسوف يقومون به بشكل سيئ ، وسوف ينتهكون المواعيد النهائية. يبدأ المدير في التدخل باستمرار في الوظائف المفوضة. هذا يخلق جوا عصبيا وعدم يقين. نتيجة لذلك ، تعاني جودة العمل.
لكي لا تقلق بشأن تنفيذ العمل ، يوصى باتباع قواعد التفويض التالية:
- المندوب في الوقت المحدد. يجب أن يكون لدى المؤدي احتياطي من الوقت لتخطيط العمل العادي.
- تفويض العمل فقط للعمال الذين لديهم المؤهلات المناسبة للتعامل مع الوظائف الجديدة.
- أعط مهام واضحة ومحددة بوضوح مع صيغ لا تسمح بالتفسيرات المزدوجة.
- إذا كان المشروع معقدا للغاية ، فحدد مواعيد نهائية وسيطة. هذا يسمح بالعمل بكفاءة وفي الوقت المحدد.
- احصل على بعض الوقت الإضافي. على سبيل المثال ، إذا كان العمل يحتاج إلى القيام به في 5 أيام ، فامنح الموظف موعدا نهائيا مدته 3 أيام. وبالتالي ، تترك مجالا للمناورة إذا لم يتعامل المؤدي مع المهمة.
بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أن تظل دائما منفتحا على الاتصال بالمنفذ حتى يتمكن المرء من التشاور بشأن أداء العمل.
مزايا التفويض
الميزة الرئيسية للتفويض للمدير هي تخفيف نفسه من الإجراءات الروتينية ، وتكليفها بالمنفذين. بفضل هذا ، يحرر المدير الوقت للعمل الرئيسي. بدلا من ذلك ، يمكن للمرء إنشاء استراتيجية لتطوير الأعمال ، والتفاعل مع الشركاء ، ومراقبة التقارير وتحليلها. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد التفويض على منع تفويت المواعيد النهائية للمهام المعقدة.
بالنسبة للعمال ، يصبح التفويض فرصة إضافية للنمو المهني والوظيفي. يتلقى الموظف مهام “من عالم” المدير ، والتي تتجاوز نطاق واجبات الفرد اليومية. يتيح لك ذلك إتقان مجالات عمل جديدة ، وتعلم أداء وظائف أكثر تعقيدا. إذا كان أداء الموظف جيدا في الوظيفة المفوضة ، يلاحظ المشرف ذلك ، مما يزيد من فرص الترقية. كما أن التفويض يساعد الموظفين على فهم أدوار الإدارة ودوافعها. هذا يحسن تفاعل الفريق.ومزايا التفويض لها خطوط عريضة ملموسة تماما. وجدت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب عام 2015 أن الشركات التي لديها مفوضون مهرة في الإدارة العليا تكسب إيرادات أكثر بنسبة 33٪ ، في المتوسط ، من تلك التي لا تملكها.
